1. Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für die zwischen der DGZ GmbH (nachstehend „DGZ“ genannt) und ihren Auftraggebern geschlossenen Verträge zur Zertifizierung von Managementsystemen, soweit nichts anderes schriftlich vereinbart wurde oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.
1.1 Vertragsgegenstand
Gegenstand des Vertrages ist die Durchführung eines Verfahrens zur Auditierung und Zertifizierung von Managementsystemen (MS) des Auftraggebers im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen gemäß der gewünschten Nachweisstufe sowie zur Erteilung der Zertifizierung unter Verwendung des DGZ-Zertifikats und DGZ-Zeichens.
2. Auftragserteilung
Mit der rechtsgültigen Auftragserteilung durch das Antragsformular anerkennt der Auftraggeber die allgemeinen Zertifizierungsbedingungen der DGZ und ist mit ihrer Geltung einverstanden.
3. Pflichten des Auftraggebers
3.1 Überlassung der Unterlagen
Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle im Rahmen der Zertifizierung seines MS benötigten Unterlagen der DGZ termingerecht, d.h. unter Einhaltung der im Angebot genannten Fristen zur Verfügung zu stellen.
3.2 Weiterführung des QMS
Der Auftraggeber verpflichtet sich, das MS im Sinne der Normenanforderung dauerhaft aufrechtzuerhalten und weiter zu entwickeln.
Jedes Jahr ist mindestens ein Audit durchzuführen.
3.3 Information
Der Auftraggeber stellt sicher, dass den Auditoren alle Informationen zur Beurteilung des MS vollständig und wahrheitsgemäß erteilt werden.
Verantwortliche Mitarbeiter müssen während eines Audits zur Verfügung stehen und es muss die Möglichkeit zur Einsichtnahme aller für die Beurteilung relevanten Unterlagen gewährleistet sein.
3.4 Mitteilungen an die DGZ
Der Inhaber eines Zertifikates ist verpflichtet, alle wesentlichen Änderungen, die Einfluss auf die Anwendbarkeit des zu zertifizierenden MS oder die Erfüllung der jeweiligen Zertifizierungsanforderungen haben können, der DGZ unverzüglich mitzuteilen.
3.5 Terminabstimmung
Die DGZ bzw. der Auditor stimmt mit dem Auftraggeber einen Termin zur Durchführung des Zertifizierungsverfahrens ab.
Wenn durch Verschulden des Auftraggebers der vereinbarte Audittermin innerhalb von 5 Arbeitstagen vor dem Termin nicht zustande kommt, kann ein Betrag von jeweils 550 € (Ausfallentschädigung) und 250 € Bearbeitungsgebühr pauschal in Rechnung gestellt werden. Bei Nichtzustandekommen des Audittermines aus o. g. Grund beginnen die Fristen gemäß Angebot von neuem.
3.6 Zahlungsverpflichtung
Der Auftraggeber verpflichtet sich, die anfallenden Gebühren lt. Angebot / Gebührenordnung nach Aufforderung durch Rechnungsstellung umgehend zu entrichten. Diese Verpflichtung besteht unabhängig vom Ergebnis und Stand des Zertifizierungsverfahrens bzw. von ausstehenden Nachweisen zur Behebung von Abweichungen des zu zertifizierenden, bzw. zertifizierten MS.
3.7 Räumlichkeiten
Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auditoren für die Durchführung der Audits vor Ort entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.
3.8 Online-Zugang
Für Remote-Audits wird MS Teams genutzt. Der Auftraggeber muss an diesen Teams-Meetings teilnehmen und seinen Bildschirm teilen können. Alternativ sind entsprechende Systeme vom Auftraggeber zu stellen.
4. Verpflichtungen der DGZ
4.1 Haftung
Die DGZ verpflichtet sich, ihre Tätigkeit im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens durch qualifiziertes Personal und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Die DGZ haftet nicht für die Nichtanerkennung des Zertifikates durch Dritte oder bei Schadensersatzforderungen an den Zertifikatsinhaber aufgrund nicht erfüllter Erwartungen. Ansonsten haftet die DGZ – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.
Schadensersatzansprüche, die nicht der kurzen Verjährungsfrist des § 638 BGB unterliegen, verjähren nach 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Eingang des Auditberichtes beim Auftraggeber.
4.2 Vertraulichkeit
Die DGZ verpflichtet sich, alle ihr, ihren Mitarbeitern und in ihrem Auftrag tätigen Personen zugänglich gemachten Informationen über einen Auftraggeber vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der mit dem Auftraggeber vereinbarten Tätigkeiten zu verwenden. Alle für DGZ tätigen Gutachter oder Fachexperten müssen eine entsprechende Erklärung unterzeichnen. Ausnahmen davon bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Im Rahmen der Publikationspflicht darf die DGZ die Adressdaten des Auftraggebers bekannt geben.
4.3 Urheberrechtsschutz
Die DGZ behält an den von ihren erbrachten Leistungen, soweit sie urheberrechtsfähig sind, das Urheberrecht.
Der Auftraggeber darf insbesondere die ihm im Rahmen des Auftrags zugänglich gemachten Arbeitspapiere, Unterlagen und sonstigen Hilfsmittel nur für den bestimmungsgemäßen Zweck verwenden und ohne Zustimmung der DGZ nicht kopieren oder veröffentlichen. Die Marke „DGZ” oder Abwandlungen davon oder. die Zertifizierung selbst dürfen nicht in die Firmenbezeichnung aufgenommen werden. Der Auftraggeber darf aber mit dem DGZ-Zeichen auf sein zertifiziertes MS hinweisen.
Das Zeichen darf auf Briefköpfen, Werbeschriften und Veröffentlichungen des Auftraggebers verwendet werden. Das Zeichen darf aber nicht in Verbindung mit Leistungen oder Produkten bzw. deren Verpackungen des Auftraggebers gebracht werden, die nicht durch den Geltungsbereich der Zertifizierung abgedeckt sind.
4.4 Benennung von Auditoren
Die DGZ verpflichtet sich, nur Auditoren, die von der Leitung der DGZ aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrungen im jeweiligen MS und ihrer charakterlichen Eignung als DGZ-Auditoren berufen wurden, einzusetzen.
Eine begründete Ablehnung eines oder mehrerer der für den Auftrag benannten Auditoren durch den Auftraggeber verpflichtet die DGZ, ersatzweise andere Auditoren zu benennen.
Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits aus Gründen, die er selbst nicht zu vertreten hat, ausfällt, benennt die DGZ in Absprache mit dem Auftraggeber ersatzweise einen anderen Auditor.
4.5 Unabhängigkeit, Gleichbehandlung
DGZ verpflichtet sich, sich in keiner Weise abhängig zu machen von Stellen, die in irgendeiner Weise im Bereich MS beratende Tätigkeiten ausüben. Außerdem bekennt sich DGZ ihren Auftraggebern gegenüber zum Prinzip der Gleichbehandlung.
4.6 Objektivität, Neutralität, Beratung
DGZ verpflichtet sich, dafür Sorge zu tragen, dass bei der Durchführung von Zertifizierungsverfahren die Objektivität und Neutralität der begutachtenden Personen gewährleistet ist. Dies gilt ebenso für die Zertifizierungsstelle selbst und die sie beratenden Fachexperten. Auf keinen Fall darf und wird die DGZ oder eine für sie tätige Person eine beratende Funktion im Sinne von MS übernehmen, wenn sie den Auftraggeber auditiert.
5. Durchführung von Audits
5.1. Voraudit
Auf Wunsch des Auftraggebers kann die Durchführung eines Voraudits veranlasst werden. Die im Voraudit durchgeführten Untersuchungen beinhalten in der Regel die Prüfung der MS-Dokumentation und die stichprobenartige Funktionsprüfung des MS. Das Voraudit erhebt keinen Anspruch auf vollständige Erfassung vorhandener Mängel.
5.2. Zertifizierungsverfahren
Das Zertifizierungsaudit wird entsprechend den Vereinbarungen mit dem Auftraggeber durchgeführt. Das Audit besteht aus einer Prüfung der Dokumente und der Umsetzung der Vorgaben im Unternehmen.
5.2.1 Unterlagenprüfung
Im Vorfeld des Audits sind die angeforderten Unterlagen einzusenden.
Die Unterlagen werden dem Auditor zur Verfügung gestellt.
Wenn im Rahmen der Zertifizierung vorgesehen, wird auf der Grundlage der Unterlagen ein Bericht erstellt.
5.2.2 Art der Durchführung von Audits
Im Rahmen einer Dokumentenprüfung oder eines vor Ort- bzw. Remote-Audits werden die Unterlagen und die Normanforderungen auf die konforme Umsetzung geprüft.
Ersatzweise kann, abhängig vom Regelwerk, eine Dokumentenprüfung durchgeführt werden.
5.3. Überwachungsaudit
Zwischen Zertifizierung und Rezertifizierung finden einmal im Jahr Überwachungsaudits statt. Das Datum des ersten Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2 liegen. Diese Audits dienen auch zur Unterstützung der Auftraggeber bei der Weiterentwicklung ihres MS.
5.4. Wiederholungsaudit
Das Wiederholaudit (Re-Zertifizierung) dient der Aufrechterhaltung der Zertifizierung. Wird die Re-Zertifizierung nicht durchgeführt entfällt das Recht auf die Nutzung der DGZ-Logos.
5.5. Nachaudits
Werden bei Zertifizierungs-, Überwachungs- oder Wiederholungsaudits Mängel festgestellt, liegt es im Ermessen des Auditors, ein Nachaudit anzusetzen. Die dadurch entstehenden Kosten trägt der Auftraggeber zu einem Aufwand von 180 € pro angefangener Auditstunde.
5.6. Zusatzaudits
In Ausnahmefällen kann von der DGZ ein Zusatzaudit verlangt oder empfohlen werden. Wenn die DGZ einen Grund sieht für die Aussetzung oder den Entzug einer Zertifizierung, kann ein Zusatzaudit dem Auftraggeber möglicherweise helfen, sein Zertifikat zu behalten.
Andere Gründe für Zusatzaudits können Änderungen in den Normen, Richtlinien oder Vereinbarungen sein, die der Zertifizierung zu Grunde liegen.
5.7 Auditabbruch
Muss ein Audit durch Verschulden des Auftraggebers abgebrochen werden, sind die der DGZ entstandenen Kosten zu erstatten.
5.8 Auditbericht
Die Ergebnisse des Audits werden in einem Bericht dokumentiert. Mit der Übermittlung des Berichtes ist die Leistung erbracht.
6.1 Erteilung der Zertifizierung
Sind gemäß Auditbericht alle Voraussetzungen für den Nachweis eines funktionsfähigen MS gegeben, wird durch den GF der DGZ bzw. vom Zertifizierungsstellenleiter oder dessen Stellvertreter entschieden, eine Zertifizierung zu erteilen. Danach wird das Zertifikat ausgestellt. Falls mit der Erteilung Auflagen oder Einschränkungen verbunden sind (s. Ziffer 6.2), werden diese im Entscheid bzw. im Zertifikat vermerkt. Die Erteilung der Zertifizierung kann mit Auflagen verbunden sein. So kann z. B. die Behebung von Mängeln innerhalb einer festgesetzten Frist in der Weise gefordert werden, dass der Auftraggeber das Zertifikat erst nach der Nachweiserbringung für deren Beseitigung führen und nutzen darf. Einschränkungen z. B. bezüglich des Geltungsbereichs werden im Zertifikat vermerkt.
6.3 Gültigkeitsdauer / Gültigkeitsbereich
Die Zertifizierung (Zertifikat) hat eine Gültigkeit von 3 Jahren, wenn die Überwachungs-bzw. Wiederholungsaudits in den festgelegten Fristen mit positivem Ergebnis abgeschlossen wurden, was zu einer erneuten Erteilung der Zertifizierung führt. Sofern auf dem Zertifikat keine Einschränkungen für den Geltungsbereich gemacht wurden, erstreckt sich dieser auf das gesamte Unternehmen. Bei einer Einschränkung auf Teilbereiche eines Unternehmens wird dies stets auf dem Zertifikat vermerkt.
6.4 Nutzung des Zertifikats / Zeichens
Die Werbung mit der Zertifizierung muss den Inhalt des ausgestellten Zertifikates korrekt wiedergeben und darf nur innerhalb des zertifizierten Geltungsbereiches erfolgen. Das Zeichen der DGZ darf auf Briefköpfen, Werbeschriften und Veröffentlichungen des Auftraggebers verwendet werden, nicht jedoch auf dessen Produkten oder deren Verpackungen. Die Werbung darf z. B. nicht den Eindruck erwecken, es wären Produkte oder Dienstleistungen des Auftraggebers zertifiziert worden. Vorhandene Einschränkungen oder Auflagen sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen.
6.5 Aussetzung der Zertifizierung
Die Aussetzung der Zertifizierung kann auf die Dauer von bis zu bzw. höchstens sechs Monaten dann erfolgen, wenn wesentliche, zum Zeitpunkt der Erteilung der Zertifizierung gegebene Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, oder der Auftraggeber seinen unter Ziffer 3 genannten Pflichten nicht nachkommt. Die Aussetzung der Zertifizierung wird dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt.
6.6 Entzug der Zertifizierung
Der Entzug der Zertifizierung erfolgt bei bewusster Nichteinhaltung der normativen Forderungen durch den Auftraggeber, bei Falschaussagen, bei missbräuchlicher Nutzung des Zertifikats oder des DGZ-Zeichens, bei Nichtdurchführung von Überwachungs- und Wiederholungsaudits vor Ablauf der Gültigkeit der Zertifizierung, bei Nichtbeachtung eines Aussetzungs-entscheids bzw. bei Überschreiten des 6-Monate-Zeitraums oder wegen Aufgabe der Geschäftstätigkeit des Auftraggebers für den zertifizierten Bereich. Sollte die Rechnung für die Zertifizierung nicht beglichen werden, gilt auch für Rechnungen, die durch beauftragte Dritte, wird das Zertifikat mit sofortiger Wirkung entzogen. Die Entscheidung über den Entzug der Zertifizierung wird dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt. Das Zertifikat ist an die DGZ zurückzusenden.
6.7 Liste der Zertifikats-Inhaber
Die Zertifizierungsstelle führt alle Inhaber von DGZ-Zertifikaten in einer Liste.
7. Einspruch
Einspruch gegen einen Auditbericht, den Abbruch des Audits oder den Entscheid zur Erteilung der Zertifizierung kann nur innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Berichtes oder des Entscheids geltend gemacht werden.
8. Unwirksamkeit einer Bestimmung, Nebenabreden
Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Bedingungen dieser Zertifizierungsbedingungen gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung als vereinbart. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt davon unberührt. Nebenabreden werden nicht getroffen.
9. Streitfälle
In Streitfällen über das Ergebnis des Audits wird der Versuch einer gütlichen Einigung unter Einbeziehung eines Dritten (z. B. Lenkungsausschuss) unternommen. Nach Bedarf kann der GF bzw. der Leiter der Zertifizierungsstelle einen Mediator für eine außergerichtliche Einigung bestellen. Bei fruchtlosem Ausgang wird der Fall einer Gerichtsbarkeit (s. Ziffer13) übergeben.
10. Vertragsdauer, Kündigung
Der Vertrag gilt, sofern mit der Auftragserteilung keine andere Vereinbarung getroffen wurde, 3 bzw. 5 Jahre entsprechend der Gültigkeit des Zertifikats. Er verlängert sich automatisch um die Dauer von 3 Jahren, sollte eine der Parteien nicht mit einer Frist von sechs Monaten vor Ablauf des Zertifikates schriftlich kündigen. Bei Kündigung des Vertrages ist der Restwert des Auftrages fällig.
11. Zertifikats- und Zeichenmissbrauch
Werden Zertifikat und/oder DGZ-Zeichen trotz Aussetzung der Zertifizierung und entsprechender Abmahnung missbräuchlich werblich genutzt, hat dies den Entzug der Zertifizierung zur Folge. Das Gleiche gilt bei Verstößen gegen Ziffer 6.4 dieser Zertifizierungsbedingungen. Eine missbräuchliche Verwendung liegt ebenfalls vor bei unvollständigen oder unwahren Angaben bzgl. des MS, bei Verletzung der Informationspflicht über Änderungen im MS oder der zertifizierten Organisation bzw. bei irreführender Produktwerbung mit dem DGZ-Zeichen. Nach vorheriger schriftlicher Mitteilung durch die DGZ wird das Zertifikat dann eingezogen. Bei einer missbräuchlichen Nutzung des Zertifikats und/oder DGZ-Zeichens ist ein zusätzlicher Betrag des Auftragswertes fällig.
12. Gerichtsstand
Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten, die mit den Zertifizierungsverfahren der DGZ in Zusammenhang stehen, ist Stuttgart